Rozdział 18 - Konfiguracja, działania operacyjne i zakończenie pracy

Reagowanie po aktywacji

Jeżeli masz już przydział, potwierdź jego aktywację poprzez nasłuch i zgłoszenie się do lokalnej sieci aktywacyjnej. Jeżeli nie masz stałego przydziału, powinieneś zgłosić się do sieci aktywacyjnej i zgłosić swoją gotowość do przyjęcia zadania. Może to być sieć „zasobów” (logistyczna), jeśli jest aktywna, lub ogólna taktyczna sieć dowodzenia. (Ponieważ lokalne procedury znacznie się różnią, powinieneś dobrze poznać szczegółowe plany i procedury swojej grupy z odpowiednim wyprzedzeniem.)

Po zebraniu sprzętu i zaopatrzenia, zatankowaniu pojazdu i przygotowaniu się do wyjazdu, w zależności od lokalnych planów i charakteru sytuacji kryzysowej możesz być zobowiązany do wykonania kilku czynności. Możesz zostać poproszony o zgłoszenie się do określonej sieci w celu poinformowania, że jesteś w drodze, a następnie o okresowe meldowanie postępów podróży, szczególnie jeżeli przemieszczanie się jest utrudnione lub niebezpieczne. W niektórych przypadkach możesz zostać poproszony o udanie się do obszaru „zbiórki” lub „przyjęć wolontariuszy”, aby oczekiwać na przydział. Może to zająć trochę czasu, szczególnie jeśli sytuacja jest bardzo chaotyczna. Często rozwój działań reagowania na sytuację kryzysową jest niejasny i opracowanie spójnego oraz jednolitego planu reakcji na dany incydent wymaga czasu. Powinieneś spodziewać się dynamicznej sytuacji, ponieważ każdy incydent jest inny, i odpowiednio reagować. Bądź przygotowany na cierpliwe oczekiwanie na podjęcie decyzji i przydzielenie zadania. W innych przypadkach, takich jak bezpośrednie następstwa tornada lub trzęsienia ziemi, możesz być zmuszony do improwizowania na bieżąco. Podróż może być utrudniona lub niemożliwa, więc może być konieczne działanie tam, gdzie aktualnie się znajdujesz. Sieci mogą być tworzone ad hoc z wykorzystaniem dostępnych środków.

Kto dowodzi?

W każdej lokalizacji kierownik łączności kryzysowej powinien wyznaczyć jednego członka grupy łączności kryzysowej do pełnienia roli kierownika stacji, odpowiedzialnego za wszystkie działania w danej lokalizacji. Osoba ta stanowi punkt kontaktowy, źródło informacji i podejmowania decyzji dla zespołu wobec dowódcy incydentu oraz innych grup zaangażowanych w działania. Pomaga to uniknąć nieporozumień i sporów.

Przyjmując rolę wolontariusza łączności kryzysowej, musisz mieć świadomość, że często będziesz musiał wykonywać polecenia innych osób. Współpraca i dobra praca zespołowa są kluczowymi elementami skutecznych działań łączności kryzysowej. W zależności od sytuacji możesz być zmuszony przejąć rolę lidera, aby zapewnić ciągłość działań. Spodziewaj się pracy zespołowej. Spodziewaj się, że czasem będziesz wykonawcą poleceń. Spodziewaj się również, że innym razem możesz pełnić rolę lidera.

Przybycie na miejsce

Jeżeli zostałeś przydzielony do obiektu obsługiwanego przez agencję, takiego jak schronisko, przedstaw się osobie odpowiedzialnej jako „operator łączności kryzysowej” przydzielony do tej lokalizacji. Osoba ta będzie zajęta, dlatego przejdź od razu do rzeczy:

• Zidentyfikuj się i wyjaśnij, że zostałeś przydzielony do uruchomienia stanowiska łączności w tej lokalizacji oraz przez kogo zostałeś przydzielony.
• Poinformuj, że chcesz rozstawić sprzęt i rozpocząć pracę na częstotliwości.
• Zapytaj, czy inny operator łączności już dotarł na miejsce.
• Zapytaj, czy istnieją preferencje co do lokalizacji stanowiska i przedstaw swoje wymagania.
• Jeżeli jesteś pierwszym operatorem na miejscu, bądź przygotowany do zaproponowania odpowiedniej lokalizacji - takiej, która może służyć jako stanowisko pracy i biurko do obsługi komunikatów, ma dostęp do miejsca instalacji anteny, zasilania oraz telefonu, a jednocześnie jest na tyle odizolowana od centrum dowodzenia, aby nie zakłócać wzajemnej pracy.
• Zapytaj o ewentualne zagrożenia lub czynniki w najbliższym otoczeniu, o których powinieneś wiedzieć, a które mogą wymusić późniejszą zmianę lokalizacji.
• Jeżeli nie ma dostępnego budynku ani innego odpowiedniego schronienia, może być konieczne rozstawienie własnego namiotu lub praca z samochodu. Wybierz lokalizację zapewniającą ochronę przed wiatrem, opadami i innymi zagrożeniami oraz znajdującą się na tyle blisko działań agencji, aby była wygodna, ale nie przeszkadzała w pracy.

Bycie dobrym gościem

W wielu przypadkach będziesz zajmował przestrzeń, która normalnie służy innym celom. Szanuj i chroń cudze mienie oraz sprzęt w każdy możliwy sposób. Na przykład, jeżeli pracujesz w szkole i korzystasz z biurka nauczyciela, usuń wszystkie znajdujące się na nim przedmioty i przechowuj je w bezpiecznym miejscu na czas działań.

Karton, zapieczętowany i umieszczony pod biurkiem, zazwyczaj wystarczy. Nie korzystaj z materiałów biurowych ani sprzętu bez wyraźnej zgody przedstawiciela właściciela obiektu. Nie otwieraj szuflad ani innych schowków. Niektóre agencje po przybyciu zabezpieczają szafy, szuflady i drzwi do pomieszczeń taśmą kontrolną w celu ochrony mienia i dokumentacji.

Podczas instalacji anten, sprzętu i kabli zachowaj ostrożność, aby niczego nie uszkodzić. Na przykład unikaj używania taśmy typu duct tape do mocowania przewodów do ścian lub sufitów, ponieważ jej usunięcie zazwyczaj powoduje uszkodzenia powierzchni. Jeżeli z jakiegokolwiek powodu dojdzie do uszkodzeń, odnotuj to w dzienniku i zgłoś odpowiedniej osobie tak szybko, jak to możliwe.

Początkowa konfiguracja i zbieranie informacji

W większości przypadków twoim pierwszym priorytetem będzie uruchomienie podstawowej stacji w celu nawiązania łączności z siecią. Spakuj ten sprzęt w pojeździe jako ostatni, aby mieć do niego dostęp w pierwszej kolejności. Jeżeli przybywasz w zespole dwu- lub więcej-osobowym, konfiguracja stacji może rozpocząć się, podczas gdy inni wnoszą pozostały sprzęt. Zainstaluj i sprawdź antenę pod kątem prawidłowego SWR, a następnie zgłoś się do sieci. Sprawdź, jaka najniższa moc zapewnia niezawodną łączność, szczególnie jeżeli pracujesz na zasilaniu bateryjnym lub z generatora, aby oszczędzać energię podczas długotrwałych działań. Należy również unikać wysokiej mocy, jeżeli niższa zapewnia wystarczającą łączność, aby zapobiec zakłóceniom innych systemów radiowych, telefonicznych i elektronicznych.

Po uruchomieniu podstawowej stacji możesz rozpocząć realizację innych potrzeb:

• Sprawdź działanie telefonów, faksów, Internetu i innych środków łączności
• Zapoznaj się z działaniami agencji oraz jej bieżącymi potrzebami w danej lokalizacji
• Zainstaluj dodatkowe stacje lub sprzęt pomocniczy
• Sporządź listę stacji w zasięgu simplex
• Zidentyfikuj alternatywne drogi przekazywania komunikatów
• Zlokalizuj toalety
• Ustal źródła wody i żywności oraz organizację posiłków
• Oceń ogólne warunki na miejscu i ich wpływ na działania
• Znajdź miejsce do okazjonalnego odpoczynku
• Jak najszybciej poproś pracownika agencji o krótką rozmowę na temat potrzeb operacyjnych:
  • Jakie są najpilniejsze potrzeby?
  • Z kim należy się komunikować i jakie informacje będą przekazywane?
  • Czy większość komunikatów będzie krótka i taktyczna, czy będą to długie listy?
  • Czy jakiekolwiek komunikaty są zbyt poufne do przekazywania drogą radiową?
  • Czy telefony i faksy nadal działają?
  • Jakie będą potrzeby w zakresie ruchu w różnych porach dnia?
  • Jak długo obiekt ma pozostać otwarty?
  • Czy przewidywane są zmiany kluczowego personelu?
  • Może być również konieczne przekazanie personelowi podstawowych informacji na temat tworzenia komunikatów, korzystania z formularzy oraz podstawowych procedur.
  • Należy poinformować, że łączność realizowana przez radioamatorów nie jest prywatna ani bezpieczna, i omówić możliwe alternatywy.

Zakończenie działań

Działania łączności kryzysowej mogą zakończyć się nagle lub być stopniowo wygaszane. Na decyzję o zakończeniu wpływają różne czynniki:

• Przywrócenie uszkodzonych systemów łączności
• Spadek natężenia ruchu możliwego do obsłużenia przez normalne systemy
• Zamknięcie schronień i innych lokalizacji

Sposób powiadomienia o zakończeniu działań zależy od polityki Twojej grupy oraz obsługiwanej agencji i konkretnej sytuacji. Nawet jeżeli kierownik schronienia otrzymał polecenie zamknięcia, Twoje polecenia mogą pochodzić od innej osoby, która może jeszcze o tym nie wiedzieć. W takim przypadku należy skontaktować się z odpowiednim kierownikiem łączności przed zamknięciem stacji. Po otrzymaniu i potwierdzeniu decyzji poinformuj osobę odpowiedzialną za lokalizację.

Zabezpiecz wszystkie komunikaty, dzienniki i dokumentację do transportu. Zwróć wypożyczony sprzęt. Ostrożnie zdemontuj anteny i urządzenia, odpowiednio je pakując. Unikaj wrzucania wszystkiego do jednego pudełka z zamiarem uporządkowania później, chyba że musisz pilnie opuścić miejsce.

Wyjazd

Podczas opuszczania miejsca działań może być konieczne wykonanie kilku czynności. Przede wszystkim upewnij się, że pozostawiasz używaną przestrzeń w jak najlepszym stanie. Posprzątaj po sobie, usuń śmieci oraz odstaw meble i sprzęt na miejsca, w których znajdowały się przed Twoim przybyciem. Jeśli zabezpieczyłeś przedmioty znajdujące się na biurku w pudełku, pozostaw je na uprzątniętym biurku. Nie rozpakowuj ich ani nie próbuj układać ponownie. Stanowi to dowód, że podjąłeś działania w celu zabezpieczenia mienia właściciela oraz pomaga utrzymać je w bezpiecznym stanie do czasu jego powrotu. Nie usuwaj taśm zabezpieczających ani innych plomb założonych przez inne osoby, chyba że zostaniesz do tego upoważniony lub wynika to z procedur danej instytucji.

Podziękuj wszystkim, z którymi współpracowałeś. Nawet proste „dziękuję” ma duże znaczenie. Nie zapomnij o właścicielach lub pracownikach budynku, personelu obsługiwanej instytucji oraz innych osobach zaangażowanych w działania łączności kryzysowej. To także właściwy moment na przeprosiny, jeśli coś nie przebiegło zgodnie z planem lub doszło do uszkodzeń. Dołóż starań, aby naprawić relacje przed wyjazdem. Takie działania pomagają utrzymać dobre relacje pomiędzy wszystkimi zaangażowanymi osobami i organizacjami.

Odprawa podsumowująca (ang. debriefing)

Po każdej akcji Twoja grupa łączności kryzysowej, a często także obsługiwana instytucja, będzie chciała zorganizować spotkanie podsumowujące skuteczność działań. W jego trakcie warto omówić problemy, które wystąpiły podczas operacji. Mogły mieć miejsce również zdarzenia po stronie obsługiwanej instytucji, związane z prowadzoną przez Ciebie łącznością. Poleganie wyłącznie na pamięci lub dziennikach pracy stacji często prowadzi do pominięcia istotnych szczegółów, a nawet całych zdarzeń.

Aby temu zapobiec, prowadź osobny dziennik „debriefingowy”, przeznaczony specjalnie do wykorzystania podczas takiego spotkania. Niektóre wpisy mogą jedynie odwoływać się do konkretnych dat i godzin zapisanych w dzienniku pracy stacji, inne natomiast mogą zawierać informacje, których nie należy umieszczać w oficjalnym logu stacyjnym.

Jeśli po zakończeniu działań będziesz zobowiązany do natychmiastowego przekazania dzienników pracy stacji, Twój dziennik debriefingowy powinien zawierać pełne informacje o wszystkich zdarzeniach i problemach przeznaczonych do omówienia. Mogą to być na przykład:

• Co udało się zrealizować?

• Czy coś nadal pozostaje do wykonania? Zanotuj sprawy wymagające dalszych działań.

• Co zadziałało dobrze? Odnotuj rozwiązania, które okazały się skuteczne.

• Co wymagało poprawy?

• Pomysły na rozwiązanie znanych problemów w przyszłości.

• Kluczowe zdarzenia.

• Konflikty i sposoby ich rozwiązania.

Podczas omówienia sesja powinna być podzielona na:
(a) to, co zadziałało dobrze, oraz
(b) to, co można usprawnić przy kolejnej operacji.
Krytykę i oceny warto formułować w sposób konstruktywny, np. mówiąc: „Ta metoda mogłaby zadziałać lepiej, gdyby…”, zamiast „Ta metoda była beznadziejna”.

Należy również unikać personalnych uwag i wzajemnego obwiniania się. W większości przypadków kwestie interpersonalne najlepiej omawiać poza spotkaniem grupowym.